集資結束後,即會開始進行結款,這篇將會說明如何發布最新消息、如何鎖定訂單、如何申請優質結案、如何處理結案後的退款、如何更新出貨狀態等。
【本篇重點摘要】
一、結款說明|收款資訊、出款時間。
二、最新消息|如何發公告、過往範例。
三、訂單鎖定|需鎖定的情境、如何鎖定。
四、優質結案|如何申請、結案報告範本。
五、退款處理|集資後的退款、商家備註功能。
六、出貨狀態|如何匯入出貨資訊、出貨常見疑問。
一、結款說明
- 索取收款資訊:集資結束的 7 個工作天內,我們會盡速跟團隊索取收款資訊、核對金額。
- 實際出款時間:若沒問題,將於集資結束的 14 個工作天內,盡速完成出款。
__________________________________________________________________________________________________
二、發布最新消息
- 發布位置:在挖貝後台的點擊「互動資訊」,即可看到「最新消息」的按鈕。
- 發布最新消息:須請團隊先發布一篇專案結束公告,文章可以提到下列事項
- 專案結束:先感謝大家支持
- 出貨時間:說明幾月會出貨
- 收件地址:訂一個地址修改的截止日期,日期一到,可以手動從後台鎖住贊助者的修改權限,避免出貨時有贊助者臨時修改收件地址(鎖住權限的方式,請參閱下方第三大點)
- 客服資訊:文章內留粉專連結、信箱、或 LINE@ 連結,以利贊助者有詢問管道
- 範例貼文:可參考模板範例文件,或是直接參閱其他專案的最新消息文字
__________________________________________________________________________________________________
三、訂單鎖定
- 鎖定訂單方式:若已經有確認出貨時間,在出貨前為了避免贊助者在後台持續修改收件地址,團隊可以透過「鎖定訂單」的功能,讓贊助者無法自行修改,操作方式如下。
【A】選取要鎖定的訂單;也可以透過標題欄的 Checkbox 一次選取目前列表中的訂單。(以例圖來說是 25 筆訂單。)
【B】點擊藍字,可一次選取目前檢視範圍清單中的所有訂單。(以例圖來說是 421 筆訂單。)
【C】可進行鎖定訂單、或是解鎖訂單的批次操作。
【D】也可以透過訂單的 more button 進行單筆鎖定、單筆解鎖。
2. 贊助者畫面:鎖定成功後,贊助者在自己的交易紀錄就會看到下面畫面,如鎖定後有贊助者需要修改地址、或是客製化選項,都需要由團隊協助修改。
- 鎖定前:贊助者可以隨時更改「訂購人資料」、「收件人資料」、「客製化選項」、「備註欄位」。
- 鎖定後,贊助者僅能再修改「訂購人資料」,但其他收件資訊都將無法修改。
__________________________________________________________________________________________________
四、優質結案審核方式
- 條件說明:若未來出貨完畢,可參閱《結案報告範本》提供一份此專案的結案報告,我們會根據《優質結案說明》確認團隊是否通過審核,如通過,挖貝平台將回饋集資金額之 2.5% 給提案團隊。
- 填寫方式:可直接下載上述範本填寫,並用 PDF 檔回信至 hello@wabay.tw 即可
- 信件主旨:【WaBay 挖貝】優質結案報告|OO 專案
- 匯款方式:會先跟團隊確認金額,請團隊先開立發票,挖貝平台即會根據發票金額匯出款項。
__________________________________________________________________________________________________
五、贊助者退款方式
- 團隊自行退款:因為已將款項結給團隊,若有贊助者需要退款,需要由團隊跟贊助者索取匯款資料,自行退款給贊助者。
- 備註訂單現況:
- 因為後臺訂單狀態已不能修改,但從後臺的訂單紀錄,可以點選右邊的「商家備註」欄位,如下圖,即可紀錄匯款資訊給內部夥伴看(ex : 已在 08/01 12:00 匯出到 0000-0000-0000)。
- 備註後,提案團隊不須額外點選退款按鈕,上述動作也不會額外寄信通知該消費者說團隊有備註,因此團隊仍須自行用信件,向消費者說明已經退款的時間點。
- 或是團隊也可以先下載 Excel 贊助報表後,未來都自行更新在線下的 Excel 即可。
________________________________________________________________________________________________
六、出貨狀態調整
若團隊出貨完畢,團隊可以在後台把出貨資料大量匯入,讓每位消費者收到專屬物流資訊,如下說明:
- 位置:進入後台首頁,左邊欄位可以看到「小工具」的欄位,點進去後選擇「批次物流貨態更新與通知」,依照欄位操作,就可以將大量編號匯入。
- 彙整出貨報表:請下載 此檔案,Excel 欄位採三個直欄,依序是【贊助單號|物流單號|出貨時間】,其他資訊皆刪除。
-
- 注意:若使用多家物流,需整理在不同份 Excel。
- 若此專案使用不同家物流,例如黑貓、7-11、全家都有使用,則需整理成 3 份 Excel,因為在後台上傳資料時,一次僅能上傳一種物流單位(如下圖),若兩者直接合併同一份 Excel,部分消費者將搜尋不到物流狀態,例如:用黑貓物流編號去 7-11 系統查詢,導致查不到。
- 因此若是黑貓寄送的贊助編號,則全部彙整成一份 Excel,7-11 編號一樣獨立彙整成一份 excel,接著再各自輸入到系統。
-
- 填入後台的方式:先確認 Excel 僅有 3 個直欄的資訊,其他資訊都刪除,完成後先在後台填入「物流公司名稱」、「物流單號查詢連結」,接著上傳 Excel 檔案,如下範例
- 訂單鎖定:上述都上傳後,一併將訂單進行鎖定(如下圖紅框位置),接著點選「確定匯入」 。
-
- 訂單鎖定後,消費者將無法自行變更訂單選項與收件資料,但提案團隊還是可以在 Wabay 後台協助編輯訂單的客製化選項與收件資料。
- 團隊可以隨時將訂單取消鎖定。
- 若為定期定額訂單,主單、子單將一同被鎖定,解除鎖定時也是同步解除。
- 請留意:按下儲存將無法返回成未出貨狀態,請務必使用預計出貨的訂單做測試。
-
5. 寄出系統信:匯入完成後,系統會自動填入消費者的信箱。若您希望通知消費者已出貨,您可按下「確認信寄送」,系統將寄出通知信,如下圖)。
6. 出貨狀態:匯入完成後,就可以在贊助紀錄看到「出貨狀態」顯示已出貨。
7. 檢查:若點進單一訂單的交易編號,從上方點選「物流貨態更新」,則可以看到每一筆都有專屬的物流編號。
8. 查詢方式:贊助者可以透過以下兩個管道,查詢該筆訂單的物流貨態:
- 貨態通知信中的連結,將連到您填入的「物流單號查詢連結」中,例如郵局、黑貓、7-11、全家等。
- 透過官網查詢訂單(https://wabay.tw 或 https://backme.tw ),登入會員後即可看到會員訂單狀態。
9. 常見問題:
(1) 沒有出貨經驗,想詢問挖貝平台有長期配合的物流廠商嗎?
- 有的,若您需要物流廠商幫您撿貨、包裝、出貨,或是已經包裝完成,只是想了解如何大量寄送、處理退換貨的客服問題,都可以直接聯繫平台專員,有兩種合作方式先供您參考:
- 訂單量小:若訂單在 1,000 件以內,團隊可以考慮自行找人員撿貨、包裝,而我們的物流廠商可以提供物流的「顧問諮詢」,意思是出貨過程中的一切輔導,包含解釋訂單資料整理方式、協助進口運輸、安排分批寄送、逆物流收受與客服處理等。
- 諮詢費用較為實惠。
- 訂單量大:若訂單超過 1,000 件以上,建議在正式生產前,先與平台專員聯繫,確認物流廠商是否可以提供「實際出貨」的協助,意思是工廠生產完畢後,直接將貨物寄送到物流倉庫,由物流廠商進行撿貨、包裝、出貨。
- 費用會比純「顧問諮詢」高一些,但對團隊來說可以省去許多倉儲理貨、物流出貨細節中的摸索與遇到的麻煩,相對輕鬆。
- 訂單量小:若訂單在 1,000 件以內,團隊可以考慮自行找人員撿貨、包裝,而我們的物流廠商可以提供物流的「顧問諮詢」,意思是出貨過程中的一切輔導,包含解釋訂單資料整理方式、協助進口運輸、安排分批寄送、逆物流收受與客服處理等。
(2) 物流單號要從哪裡得知?
- 若是大量宅配,就會直接得到一串宅配物流編號,若不確定怎麼進行,可直接聯繫物流的客服窗口。
- 若是超商店到店,則需要先到線上店到店系統登陸(全家、7-11), 輸入寄件資訊後,就可以先獲得超商物流單號,即可按照上述流程整理至 Excel,一併匯入後台系統,消費者即會收到通知,接著再去實體店面完成繳費、寄件。
(3) 上述如有不確定的地方,都可以隨時聯繫貝殼放大、挖貝平台夥伴。